英語の会議が苦しいとき、原因をリスニング力の不足だと考えがちです。しかし実際には、準備で埋められる部分がかなりあります。話の筋が分かっていれば、音が一部崩れても文脈で補えるからです。
前日にやること
議題を確認する。アジェンダがあれば、どの順番で何が話されるか把握しておきます。なければ主催者に聞いて構いません。Could you share the agenda in advance? の一言で済みます。
専門用語と固有名詞を調べる。製品名、部署名、社内の略語は、音として知らないと聞き取れません。事前に発音を確認しておくだけで、会議中の負荷が下がります。
自分の発言を1つ用意する。聞くだけの参加は、集中が切れやすく、存在感も残りません。「この議題で自分はこれを言う」と1つ決めて英文を書いておくと、会議への入り方が変わります。
参加者を把握する。誰がどの立場で話すか分かっていれば、声と役割が結びつき、話の流れを追いやすくなります。
直前にやること
資料とメモ用紙を手元に置き、オンラインなら音声テストを済ませておきます。そして、聞き返しの表現を2〜3個だけ口に出して確認しておきます。いざというときに出てこないのは、準備していないからです。
定番Sorry, I didn't catch that. Could you say it again?
定番Could you slow down a bit?
定番Could you put that in the chat?
会議中の要領
数字と日付は必ず復唱する。ここだけは推測で流してはいけません。So that's fifteen thousand, correct? と確認します。
分からなければその場で聞く。後で聞く方が、相手の時間も自分の時間も余計に使います。
チャットを併用する。オンライン会議なら、固有名詞やURLはチャットに書いてもらうのが最も確実です。
決定事項だけメモする。全部を書き取ろうとすると、聞くことがおろそかになります。誰が何をいつまでにやるか、それだけ残します。
直後にやること
会議の直後、記憶が残っているうちに要点をメールで送ります。Just to recap what we agreed today... と書いて箇条書きにするだけで十分です。
これには2つの効果があります。認識のズレがあればその場で修正できることと、聞き取れていなかった部分が相手の返信で補完されることです。自分の理解が間違っていた場合も、相手が訂正してくれます。
そして、聞き取れなかった単語やフレーズを1つか2つ書き留めておきます。次の会議でも同じ表現が出てくる可能性が高いので、これが最も効率のよい復習素材になります。
長期的には音に慣れるしかない
準備で埋められる部分は大きいものの、限界もあります。相手が予定外の話題に移った瞬間に、準備は効かなくなります。
そこを支えるのが、日々の聞き取り練習です。1日10分、ビジネス場面の短文を書き取るだけでも、半年後の会議での余裕は変わります。