英語の電話は、会議より難しいと感じる人が多い場面です。理由ははっきりしています。相手の表情も資料も見えず、音質も悪く、やり直しがきかないからです。
一方で、電話は会議以上に型が決まっています。流れと定型表現を押さえれば、聞き取れない部分があっても乗り切れます。
かけるとき
名乗りHello, this is Umeki from ABC Company.
取次ぎ依頼Could I speak to Mr. Smith, please?
用件I'm calling about the invoice we sent last week.
都合確認Is this a good time to talk?
最初に名前・所属・用件を言い切ってしまうのが要領です。相手も身構えずに済み、こちらも緊張が解けます。
受けるとき
応答ABC Company, this is Umeki speaking.
確認May I ask who's calling?
保留Could you hold on a second?
取次ぎI'll put you through. / I'll transfer you now.
不在・伝言
不在I'm afraid he's not available right now.
不在He's in a meeting until three.
伝言Can I take a message?
折り返しI'll have him call you back.
自分からCould you ask her to call me back?
I'll get back to you(こちらから連絡します)と I'll have him call you back(本人から折り返させます)は意味が違います。誰が連絡するのかを取り違えると、どちらも待ち続けることになります。
聞き取れないときの対処
電話では、回線の問題を理由にできます。相手を責める形にならないので、気兼ねなく使えます。
回線Sorry, the line's breaking up a bit. Could you repeat that?
音量Could you speak up a little?
名前Could you spell your name for me?
代替Could you send me an email with the details?
名前やメールアドレスは、電話で正確に取るのが最も難しい情報です。無理に聞き取ろうとせず、メールに切り替える判断も必要です。
終わる前に必ず復唱する
電話は記録が残りません。切る前に、決まったことを自分の言葉で繰り返します。
復唱Let me repeat that back — you'll send the revised quote by Thursday, correct?
締めThanks for your time. I'll follow up by email.
最後にI'll follow up by emailと言ってメールを送れば、口頭のやり取りが文字で残ります。聞き間違いがあっても、ここで修正できます。